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Entrevista.com, 16.09.2008
"A nossa missão é oferecer serviços de qualidade aos estudantes"
UMinho
No início de mais um ano lectivo, O UMdicas esteve à conversa com o Administrador dos SASUM, Eng. Carlos Silva para que fizesse uma apresentação aos alunos do que são os SASUM e nos desvendasse algumas das novidades que a comunidade Académica pode esperar para este ano e num futuro próximo. Este ano em particular, as obras e remodelações foi muitas e em várias áreas, abrimos aqui um pouco do que poderão encontrar.
Os SASUM estão agora a finalizar algumas obras em várias das suas estruturas. Quais foram as estruturas intervencionadas?
Uma das mais importantes intervenções que foram realizadas nas nossas estruturas foi na Residência de S. Tecla que estava a necessitar de alterações profundas. Nesta reabilitamos os blocos A, B e C, o Bar e a Cantina. Intervenções profundas que visaram a reabilitação total do edifício (espaço físico, mobiliário, condições térmicas do edifício, alargamento da estrutura wireless a toda a residência, e instalação de sistemas que permitam a poupança de energia, etc.) para uma melhoria da qualidade dos serviços prestados aos estudantes.
Sofreu também intervenção a fachada poente da residência Lloyd Braga que tinha infiltrações, e que não foram realizadas na última intervenção. O que fizemos foi a substituição integral das caixilharias.
Estas obras foram apoiadas por programas comunitários, neste caso do programa POCI que permitiu fazer essas intervenções de fundo.
Outra obra que tivemos necessidade de executar por imperativo do próprio edifício e que ainda não está terminada, foi na Residência dos Combatentes em Guimarães, uma reabilitação total do interior, que vai permitir melhorar a oferta de alojamento em Guimarães. No próximo ano teremos de realizar obras nas fachadas exteriores desta, pois é-nos impossível fechar esta residência, assim temos de fazer um planeamento muito apertado sempre que entramos em obras.
No geral as residências estão muito boas. S. Tecla é a residência mais antiga, não é como a Lloyd de Braga que já tem casas de banho por quarto, mas em contrapartida é a única que terá um serviço de TV Cabo, com acesso em todos os quartos, sem custos para o estudante.
Outra das nossas obras importantes que foram feitas no decorrer do ano transacto, foi o novo Pavilhão Desportivo de Gualtar, o qual tem associado o Centro Médico e uma nova sala de musculação e cardio-fitness, infra-estruturas que nos vão permitir alargar a oferta de serviços para a Comunidade Académica.
Foram feitas também algumas intervenções pontuais que tiveram a ver com a adequação de requisitos às normas de qualidade ISO 22000. Estas visaram alguns bares dos campi e das residências, como o CP1 e CP2 em Gualtar e o Bar de Eng.I e Bar da residência em Azurém. Estas obras estavam planeadas desde o início do ano, as quais tivemos que fazer com receitas próprias, valores muito baixos comparados com os gastos nas residências e o pavilhão desportivo de Gualtar, mas que são muito importantes para a Certificação dos SASUM.
Todas as obras estão terminadas ou para quando a sua finalização?
Grande parte das obras estão terminadas. Apenas a Residência dos Combatentes será finalizada na última semana de Setembro, porque é uma reabilitação mais longa que será feita em duas fases. Também só vamos concluir a Cantina de Sta Tecla entre a última semana de Setembro e as primeiras de Outubro, porque embora a obra já esteja concluída estamos aguardar a instalação dos equipamentos.
Que valores estiveram envolvidos nestas intervenções?
No caso da residência Lloyd Braga estamos a falar de 830.000 euros. Na residência S. Tecla (blocos A, B, C) estamos a falar de um valor na ordem de 1.450.000 euros, todos estes valores comparticipados pelo POCI. A intervenção na Residência dos Combatentes foi na ordem dos 130.000 Euros e no caso dos bares o valor global rondou os 50. 000 euros (CP1,CP2, Eng.I Azurém), neste caso valores que tivemos que gerar para fazer essas obras. A nossa grande aposta tem sido que todas as intervenções de fundo sejam comparticipadas, por isso concorremos sempre a financiamentos do estado. Estas foram todas obras de extrema importância, investimentos que qualificam a própria universidade e ajudam a dar mais qualidade de vida aos estudantes. Na altura da escolha de Universidade não é só o curso que o estudante quer, mas tudo o que pode usufruir numa Universidade. O nosso investimento tem sido feito nesta perspectiva.
Quais os benefícios/novidades que estas obras trarão para os alunos?
O grande benefício é o aumento da qualidade de vida do estudante na UMinho. A nossa missão é oferecer serviços de qualidade aos estudantes, seja na área alimentar, alojamento ou nos serviços desportivos. Para isso é preciso continuar a investir, para que a UMinho possa oferecer aos estudantes um leque de serviços de qualidade superior à das outras universidades.
O sucesso académico desta Universidade está indexado a uma série de variáveis, e a prática desportiva e as condições de vida muito contribuem para o sucesso académico do estudante. O nosso objectivo é criar as melhores condições ao estudante da UMinho para que este seja um estudante com sucesso. Nesta fase quase toda a nossa infra-estrutura tem um nível de qualidade próximo do muito bom. Existem ainda algumas infra-estruturas que temos de melhorar nos próximos anos, as Residências em Azurém (G1, G2 e G3) e os Blocos D e E em Sta Tecla.
Estas obras vêm ao encontro da estratégia de certificação seguida pelos SASUM?
É claro que sim. Um dos aspectos importantes quando falamos no ISO 22000, que está ligado à Higiene e Segurança Alimentar, é a adequação das nossas infra-estruturas e muitas delas não estavam em condições. Foram precisos alguns anos (até porque o investimento financeiro é elevado) para fazer a adequação de toda a estrutura dos SASUM, em todas as áreas, e envolvendo todos os Departamentos e todos os nossos processos internos. A certificação faz parte de um plano iniciado em 2005 e ficará finalizado em 2009, altura em que seremos o único serviço certificado nesta área e com duas certificações a ISO 9001 e ISO 22000.
Este projecto com objectivos ambiciosos ainda não está concluído, e que por isso vai continuar a ter um forte empenho dos SASUM. Sabemos que não é fácil obter a certificação, mas também sabemos que será muito importante mantê-la. Este objectivo envolve as estruturas, as pessoas têm que interiorizar este projecto, e não é algo que se restringe ao administrador ou aos responsáveis directos, mas tem que envolver todos os colaboradores. Esta cultura tem vindo a ser desenvolvida com toda a estrutura, todos os colaboradores têm que sentir que fazem parte deste processo, que as coisas têm de ser feitas de determinada forma, tem de haver uma adaptação de muitos procedimentos quando eles não estão de acordo com as normas. Tem que haver um registo de todos os procedimentos no serviço, mas mais do que isso advêm o facto do conhecimento da estrutura ficar acessível a todos que nela desenvolvem o seu trabalho e isso tem sido um dos desafios mais interessantes e mais motivadores.
Que as mais-valias trará a certificação para os alunos?
Um dos grandes objectivos é desburocratizar processos, para que o estudante possa fazer as coisas de uma maneira muito mais fácil. O estudante tem que sentir que tem um serviço diferente. Queremos que nos reconheçam como serviço de qualidade. Tudo isto vai trazer tempo e disponibilidade para os estudantes.
Pretendemos que o estudante sinta que as coisas são simples, que estão ao seu dispor, e que pode contactar a qualquer momento, que existimos para resolver os seus problemas.
Pretendem ter a avaliação do estudante ?
A avaliação faz parte do processo de certificação. O estudante tem que sentir que faz parte dos processos e nos avalia. O processo de avaliação dos nossos clientes não é um processo novo, tem sido desenvolvido desde 2004 e em diversas áreas, como é do conhecimento de todos, mas até finais de 2008 será alargado a todas as áreas
Em que consiste este processo de certificação e como está a ser preparado pelos SASUM?
No início do processo, em 2004 e 2005 já tínhamos consultores internos que nos estavam a apoiar na implementação do HACCP, que é um sistema de Análise de Perigos e Pontos Críticos de Controlo no Departamento Alimentar. Este sistema está sustentado na aplicação de princípios técnicos e científicos na produção e manuseamento dos alimentos desde o campo até a mesa do consumidor. Daqui até ao início da certificação ISO 22000 foi uma questão de definição interna, e de definição de objectivos
Em 2006, constituímos a nossa estrutura interna de Coordenação da Qualidade que é denominada por Comité da Qualidade, sendo este constituído pelo Administrador e todos os responsáveis de Departamento dos Serviços de Acção Social. Também foi constituída a nossa Equipa de Segurança Alimentar (ESA), cuja responsável interna é da Eng.ª Celeste Pereira, responsável pelo Departamento Alimentar.
Durante 2007, para além da formação dos elementos das várias equipas, preparamos os cadernos de encargos para a selecção dos Consultores que nos iriam apoiar na ISO 9001, que se iniciou nos finais de 2007. Foi definida a Equipa de Qualidade, que coordenou e até à presente data tem sido apenas muito e muito trabalho, para todas as equipas e elementos envolvidos. Mas sem dúvida que tem sido gratificante, pois cada dia que passa vemos a concretização do nosso objectivo mais perto.
É sabido que os SASUM vão ter em funcionamento em 2008/09 um Centro Médico, qual será a sua mais-valia?
O centro médico é um projecto que todos ambicionamos na Universidade e que tem vindo a ser desenvolvido ao longo dos anos. A mais-valia é que será uma estrutura que agregará todos os serviços médicos e mais que isso, dentro da universidade agregará todas as áreas de serviço, desde a medicina preventiva, a medicina no trabalho, a higiene e segurança no trabalho, a medicina desportiva, entre outras.
Este serviço será direccionado a estudantes, professores e funcionários, e terá uma vertente de serviços pagos e serviços que temos que dar à comunidade porque a lei o exige, como o caso da Medicina do trabalho.
O primeiro objectivo foi criar um espaço único onde a Comunidade Académica tenha todas as valências. Este não será apenas um serviço médico dos SASUM mas sim da UMinho.
Para já criamos a infra-estrutura, estão agora a ser mudados todos os serviços médicos que estavam em funcionamento da Sede dos SASUM para se iniciarem as primeiras consultas já durante o mês de Setembro.
Estão também a ser feitas reuniões com os nossos médicos, e serão realizadas outras com todas as áreas relacionadas, desde a medicina à enfermagem e que visam rentabilizar ao máximo a estrutura, bem como, disponibilizar informação que permitam desenvolver projectos científicos, se existir interesse.
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O objectivo é também criar redes e canais para que a vida das pessoas se torne mais fácil, na oferta de serviços médicos. Se precisarem de uma consulta numa instituição qualquer, estamos a desenvolver protocolos para que isso se torne mais fácil. Pretendemos criar serviços médicos básicos e criar canais para encaminhamento dos tratamentos no exterior.
Qual o objectivo dos SASUM com a conquista da certificação?
É um objectivo que tem a ver com o projecto que desenvolvemos para os SASUM. Estamos a desenvolver todos os esforços para sermos os primeiros a receber esta certificação nesta área, sermos reconhecidos pelo trabalho que fazemos. Não queremos ser os primeiros uma vez mas sempre, queremos estar no topo dos Serviços de Acção Social, ser um serviço de referência em Portugal.
Somos dos poucos serviços em Portugal em que o nosso orçamento é composto por 70% de receitas próprias e 30% do orçamento do estado.
Fizemos esta aposta à uma série de anos, com a qual pretendemos dotar esta estrutura de funcionários, de novos serviços, mas ao mesmo tempo queremos que seja um projecto sólido. De forma clara, as receitas têm aumentado muito desde que entrei para este serviço em 2003. Isto porque nosso trabalho também tem aumentado, porque os custos têm reduzido e isso permite investir o seu retorno no estudante. Tudo isto porque temos objectivos e uma estratégia bem definidos.
16- Os departamentos dos SASUM têm sido sujeitos a várias reestruturações tanto a nível de recursos humanos como logístico. Qual a política que tem sido seguida pelos SASUM neste âmbito?
Tem sido um processo que tem causado alguma instabilidade. Temos estado em permanente mudança. Em 2004 decorreu a mudança completa dos serviços que estavam na Rua do Forno, em 2005 houve a mudança das estruturas de quase todos os bares e cantinas. É um processo lento e que obriga a mudanças consecutivas. Espero que 2009 seja um ano mais estável, de consolidação de serviços, de toda a estrutura física e equipas de colaboradores, para podermos partir para novos projectos. Em 2009 queremos consolidar a nossa estrutura de recursos humanos, dar estabilidade às pessoas, para que sintam que a relação com os SASUM é uma relação forte mesmo em termos de vínculo contratual. Talvez não seja possível na totalidade e envolva 2009 e 2010. O objectivo é oferecer os nossos serviços com base nos nossos recursos para podermos manter os serviços que oferecemos numa situação estável.
Nos SASUM temos mecanismos que promovem a relação/comunicação entre as várias hierarquias, ouvimos os problemas das pessoas e na maioria das vezes vêm-nos resolvidos, por isso as pessoas sentem-se cada vez mais motivadas. Existe uma cultura adquirida entre os nossos colaboradores em que eles sabem exactamente os seus objectivos e o que se pretendem cumprir, e são os próprios que se empenham cada vez mais para que os projectos tenham resultados positivos. É uma cultura que já vem sendo adquirida há quatro anos e cada vez mais os nossos funcionários sentem essa motivação, sentem o serviço como algo que é seu.
17- Estas iniciaram há dois anos na sede, posteriormente no Dep. Alimentar e vai iniciar agora no Dep. Desportivo e Cultural. Porquê este seguimento?
Foi um seguimento natural que teve a ver com a alteração e criação das estruturas físicas. Em 2004 foi a mudança para a nova sede (no departamento social, alojamento, dep. financeiro, manutenção), foi uma oportunidade clara para a alteração das metodologias de trabalho. Isso obrigou a que quem está a administrar tenha que conhecer os problemas correntes das próprias estruturas, pessoas, conhecer os processos muito de perto. Para quem dirige estes serviços uma das coisas importantes é conhecer como funciona toda estrutura ?de uma ponta à outra?, isso dá-nos um leque de conhecimento muito vasto. Qualquer interacção com a estrutura é muito fácil de fazer se conhecemos bem a realidade e por isso depois é muito fácil decidir, difícil é quando não temos as variáveis todas.
Este ano e porque queremos terminar o processo de certificação em 2009, obriga-me a conhecer os processos em detalhe daquele que era o departamento que ainda não tinha ido ao pormenor, o Dep. De Desporto e Cultura (DCC). Conhecer cada funcionário, função, serviço, horário, com quem interage, basicamente tudo.
Os SASUM têm uma dimensão que as pessoas muitas vezes não têm noção, eu costumo caracterizá-los em números rápidos desta forma: são 5500 bolseiros, 1.000.000 de refeições ano, 250.000 utilizações no pavilhão desportivo, 8000 utentes anuais, 1400 camas em 10 edifícios residenciais, 5 pavilhões ou intra-estruturas desportivas. Tudo isto para quem tem de decidir se não conhecermos com rigor é algo que nos assusta verdadeiramente, porque a dimensão é muito grande, em termos de recursos humanos para todos os efeitos é pequena. Quando compararmos os SASUM com outros SAS do país, a nossa estrutura de recursos humanos é reduzida. O objectivo em 2009 será consolidar os recursos humanos se tivermos capacidade, para isso temos de aumentar as nossas receitas, para nos permitir construir um projecto sólido para nos próximos anos.
18- Os SASUM candidataram-se agora a vários projectos de financiamento no âmbito do Programa Operacional Temático de Valorização do Território (POVT) . Quais são esses projectos?
Desenvolvemos nove candidaturas, que têm por base a requalificação das residências (Bloco D e E em Sta Tecla, Residência de Azurém), também apresentamos novos projectos de criação de infra-estrutura na área do Desporto que visam também a requalificação dos Campi e ainda projectos que visam a melhoria da eco-eficiencia nas várias infra-estruturas dos SASUM. Nesta fase e sem sabermos resultados não gostaríamos de os apresentar, pois cada um por si merece uma explicação detalhada.
O nosso objectivo principal é continuar a trabalhar no projecto dos SASUM, na requalificação das infra-estruturas existentes e aumentar a qualidade e o leque dos serviços a oferecer à Comunidade Académica.
20- Com ou sem financiamento os projectos são para seguir em frente?
Se não houver financiamento vamos ter que arranjar imaginação e dinheiro para os fazer, se não for através do QREN haverá outras formas de financiar. Não vamos desistir porque o nosso objectivo é em 2010 ter todas as residências requalificadas, o investimento maior já foi feito, agora o que falta o investimento já é pequeno, não vale a pena deixar o projecto a meio.
21- Qual o investimento financeiro estimado para estes projectos?
O nosso investimento é pequeno pois estaremos a contar com o financiamento do QREN. No global podemos dizer que são alguns milhões, com todos estes projectos candidatamo-nos a 18 milhões do QREN.
Texto: Ana Coimbra
Fotografia: Nuno Gonçalves
Arquivo de 2008