De forma genérica, as funções principais dos Administrador são as de  assegurar o funcionamentos dos Serviços, no que diz respeito à execução do seu plano de actividades e de todas as deliberações que são emanadas pelos órgãos competentes na Universidade do Minho.

Isto implica garantir a gestão corrente dos Serviços, no que diz respeito às vertentes financeiras e de recursos humanos afectos a esta Unidade, bem como a identificação de projectos que melhor permitam cumprir a missão dos serviços.

Nos últimos dois anos o balanço do ponto de vista dos serviços é muito positivo, e esta avaliação é baseada em quem nos procura e nos avalia sistematicamente em várias vertentes, já que ao longo deste dois anos tem sido uma preocupação a recolha das opiniões de toda a comunidade académica, nos vários serviços. 

As grande mudanças, iniciais, foram as estruturais, na definição de uma estrutura orgânica que correspondesse à realidade dos Serviços, já que numa fase inicial tudo recaía sobre a figura do Administrador.

Logicamente que esta estrutura teria de ser suportada por quadros intermédios ajustados à filosofia deste serviços, e este foi sem dúvida o suporte à implementação das politicas que tornaram estes serviços mais ágeis e funcionais.

Outro dos aspectos essenciais foi a alteração de toda a filosofia de gestão que permitiram a introdução de mecanismos de controlo e responsabilização, necessários ao sucesso deste serviços. Esta filosofia teve implicações, desde os processos contabilísticos até aos processos de gestão e controlo diários, em todas as unidades e é suportado por um ERP (enterprise resource planning ).

Para além desta vertentes, a mudança física da sede dos SAS contribui para a melhoria do funcionamento global da estrutura, mas sem dúvida a melhoria do atendimento e gestão dos processos relacionados com os alunos foram uma das maiores implicações, desde a vertente alimentar, desportiva até aos processos das bolsas. Estas mudanças foram catalizadoras para todos os departamentos dos SAS, já que a proximidade também é importante para as equipas que se reúnem e partilham as decisões de gestão.

Uma das maiores dificuldade é sem dúvida a de proporcionar melhores condições no que diz respeito ao alojamento dos estudantes na Universidade do Minho pois, e sem fugir à questão, é um dos pontos fracos que temos vindo sucessivamente a melhorar.

Desde a primeira hora efectuámos o levantamento de todos os problemas nesta área. Efectuámos um plano a 10 anos para a recuperação de toda a infra-estrutura de alojamento dos SAS, e pelo facto de não termos financiamento para a recuperação total efectuámos ainda uma candidatura ao POSI, mas infelizmente até à data ainda não recebemos qualquer resposta a este pedido de financiamento.

Outras das vertentes complicadas tem sido a falta de financiamento para o pagamento das bolsas de estudo, já que o financiamento dos SAS não contempla na componente bolsas a totalidade do dinheiro necessário para o pagamento da bolsas de estudo na ´´hora´´ em que os alunos precisam dela. Por exemplo, para este ano a situação é a seguinte:

Esta situação reflecte um aumento substancial de mais de 5% de bolseiros em relação a 2004/2005, nesta fase, e reflecte sem dúvida a situação de crise em que nos encontramos, pois cada vez mais a famílias tem dificuldade em manter os seus filhos a estudar.

Para complicar esta situação os SAS têm de adiantar verbas para o pagamento de bolsas, através de receitas próprias, sendo o único serviço no Pais onde isto acontece, porque o Estado, através das estruturas competentes, não tem assumido o seu papel em relação ao pagamento das bolsas de estudo. A Universidade, para não ver os seus alunos prejudicados, tem vindo a efectuar, há mais de dois anos, o adiantamento das bolsas de estudo.

É importante estar perto dos alunos, para os compreender e para dar a resposta adequada aos seus problemas. Sem dúvida que a distância complica em parte a resolução dos problemas.

Também a relação próxima com a Associação Académica tem sido muito importante para a resolução dos problemas dos alunos.

Sem dúvida que são os seus recursos humanos que mais têm contribuídos para isso, pois são eles que têm conduzido os projectos, com maior incidência para todos os responsáveis de Departamento, mas de uma forma geral para todos os que, sem excepção, têm colaborado.

A imagem destes serviços é a dos seus principais responsáveis, jovens, dinâmicos, com novas filosofias de comunicação e gestão e que os catalizadores desta dinâmica, o que tornam o trabalho diário fácil e motivante.

Gostaria sem dúvida alguma ver concluído o sistema de informação dos SAS, pois é um dos pilares necessários a uma boa gestão e a qualquer mudança sólida. Nos dias de hoje é impossível uma adequada tomada de decisão sem a necessária informação, e é vital que a informação de suporte esteja à distância de um click .

Outro dos projectos relevantes foi o facto de podermos contribuir para o projecto educativo da Universidade do Minho. Neste caso especifico através do apoio às opções culturais, nas disciplina de Desporto I, e II, na formação em Engenharia.

Gostaria ainda de ver melhorada a qualidade das infra-estruturas das Residências da Universidade do Minho, mas infelizmente este projecto só pode ser desenvolvido com o apoio do Ministério...

Do ponto de vista humanos tem sido gratificante, pois até à data tem sido uma experiência única a todos os níveis, todos os dias nas relações com os outros aprendemos coisas novas.

No entanto o aspecto mais importante no cumprimento da nossa missão tem sido o facto de poder proporcionar melhores condições de estudo aos estudantes desta Universidade que visam o sucesso escolar, e esta é sem dúvida a maior recompensa.

O novo edifico da sede dos SAS veio permitir a introdução dos novos paradigmas de mudança e, como já referi anteriormente, foi um dos catalizadores da mudança interna e que veio proporcionar uma melhor qualidade de atendimento aos estudantes da Universidade do Minho.

Também veio encurtar a distância entre os SAS e os alunos, já que agora nos encontramos no centro de toda a actividade ou seja no Campus da Universidade.

Um dos grandes desafios para 2006 é a certificação global dos serviços, já que esta nos vai ajudar a consolidar toda a estrutura dos SAS em todas as vertentes.

No entanto a nossa preocupação são os estudantes e a melhoria dos serviços em várias vertentes, constituindo uma prioridade para 2006. Uma delas é a melhoria do apoio médico, criado de raiz um serviço de apoio com várias especialidades e que possa servir toda a comunidade, envolvendo parcerias público-privadas.

Outro dos aspectos importantes é encontrar novas formas de financiamento para as bolsas, de modo a poder ajudar as famílias no apoio directo ao aluno que, por razões que a lei não prevê, se vêm impedidos de frequentar o ensino superior, o que tem acontecido com alguma frequência,

Infelizmente a questão das propinas tem tido implicações graves no funcionamento do Ensino Superior, pois existem milhares de alunos que têm desistido de estudar por não terem capacidade financeira. Aliás, o aumento do número de bolseiros na Universidade do Minho, na região onde a Universidade se encontra inserida (com o pib mais baixo do País), é sem dúvida o reflexo natural deste aumento.

No entanto as Universidades, por razões de imperativo legal, têm que recorrer ao orçamento das receitas provenientes das propinas e não podem ser vistas como o bode expiatório nesta questão. Felizmente na Universidade do Minho as propinas são aplicadas em programas de qualidade que visam a melhoria das condições de ensino/aprendizagem dos nossos estudantes.

Apelar à participação de todos no sentido de recolher as opiniões sobre os nossos serviços através dos vários canais, desde a participação nos inquéritos, nos programas de recolha de sugestões, através do envio de mensagens expressando opiniões e sugestões para os serviços, pois estas são importantes para a melhoria dos nossos serviços, e para quem pretende adequar os serviços a todos os que os procuram.

Os Serviços de Acção Social da Universidade do Minho são um projecto aberto à participação de todos aqueles que se revejam na nossa missão.

Ana Marques

Anac@sas.uminho.pt