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Operação CO3+ garantiu a melhoria da qualidade dos serviços prestados pelos Serviços de Ação Social
A Universidade do Minho (UMinho) acolheu, no passado dia 30 de maio, no campus de Gualtar, em Braga, o evento de encerramento da Operação “CO3+ Capacitação Organizacional dos Serviços de Ação Social”. Organizado pelos Serviços de Acção Social da Universidade do Minho (SASUM), da Universidade do Porto (SASUP) e da Universidade de Trás-os-Montes e Alto Douro (SASUTAD), a iniciativa visou partilhar expectativas e apresentar resultados da Operação CO3+ e sinalizar o término de um percurso de três anos de partilha e cooperação institucional.
A sessão contou com a presença, em representação do reitor da Universidade do Minho, do Vice-reitor para a Investigação e Inovação, Eugénio Campos Ferreira, do Vogal Executivo da Comissão de Coordenação e Desenvolvimento Regional do Norte (CCDR-NORTE), Humberto Cerqueira, do Administrador dos SASUM, António Paisana, do Administrador da UTAD, José Gomes, do vice-reitor da Formação, Organização Académica e Ação Social, Saúde e Bem-Estar da Universidade do Porto, José Castro Lopes, da Diretora dos SASUP, Susana Ribeiro, do presidente da Associação Académica, Duarte Lopes, entre outros responsáveis das Universidades e Serviços e trabalhadores das três entidades.
Como o próprio nome indica, a “Operação CO3+” teve como principal objetivo, capacitar organizacionalmente os Serviços de Ação Social (SAS) que fazem parte do Consórcio UNorte.pt, uma transformação digital que os veio tornar “+”, no sentido de que permitiu aumentar o grau de profissionalização da gestão dos SAS, a capacitação dos recursos internos, e qualidade dos serviços prestados, aproveitando o conhecimento e as boas práticas já adquiridas entre eles, assim como processos de inovação para acelerar este processo, com menores custos.
O Administrador dos SASUM salientou que a união dos três SAS surgiu “para reforçar a articulação conjunta em domínios considerados de interesse mútuo, numa perspetiva estratégica e operacional”. A operação CO3+, iniciativa apoiada pelo Sistema de Apoio à Modernização e Capacitação da Administração Pública - com um apoio financeiro da União Europeia de cerca de 1.496.072€ para um custo total elegível de 1 760 085€ - visou essencialmente “dar resposta a novos desafios identificados na relação com os nossos utentes nas áreas-chave da alimentação, do alojamento e do desporto. Abrimos caminhos para uma melhor satisfação das preferências de consumo e utilização dos nossos serviços pelos nossos utentes. Pela via organizacional, produtiva e de desenvolvimento digital”, referiu António Paisana.
O projeto pretendeu, assim, uniformizar procedimentos entre os três SAS e prepará-los para no futuro aproveitarem as sinergias que emergiram, eliminando a duplicação de tarefas e aumentando o seu poder negocial junto dos fornecedores. Um projeto que segundo o Vice-reitor para a Investigação e Inovação da UMinho “é um excelente exemplo” da aplicação do financiamento dos fundos estruturantes, um projeto que “corresponde muito bem à ideia original da constituição de um Consórcio nesta macrorregião do Norte”, que envolve as três Universidades. Eugénio Campos Ferreira, que arrancou alguns risos à assistência manifestando a sua “incomodidade” com a sigla “CO3+”, uma vez que é Engenheiro químico, terminou a sua intervenção afirmando que foi “um projeto levado a muito bom porto”.
A Operação contou com 14 iniciativas/projetos, quatro delas partilhadas entre os três SAS: Formação interna partilhada; Melhoria contínua e auditoria interna partilhada; Hábitos e tendências alimentares na população académica da UNorte; e Alojamento universitário. Para além destas, foram concretizadas iniciativas a partir da identificação de necessidades em áreas específicas de cada SAS, tais como: a Estrutura de acolhimento aos estudantes; Controlo Analítico; Portais dos estudantes; Portal do trabalhador; Programa UNorte.pt em movimento; Câmaras de frio; Qualidade do ar; Controlo de acessos; Gestão integrada de documentos e processos; e Estudos de Modelos de Gestão.
Sobre os resultados apresentados pelos diversos responsáveis, ficou patente uma alteração significativa na forma de execução de processos core dos SAS (alimentação, alojamento e desporto), modernizando-os e simplificando-os, trazendo ganhos de produtividade, aumento de eficiência operacional e poupanças nos tempos de execução dos mesmos. Tudo isto para além do impacto ao nível das práticas de gestão e dos sistemas de informação disponíveis, da eficiência ao nível da utilização de recursos físicos e humanos através da desmaterialização e automatização de processos e da disponibilização de informação de apoio à decisão. Também foi notório o profundo impacto na forma de atuação junto dos estudantes, contribuindo para a revisão e otimização de diversos processos de interação com os mesmos, contribuindo para um aumento da sua satisfação.
No decorrer da sessão, Paulo Duque, da Universidade do Porto, apresentou o site da Operação, disponível em https://co3.sas.up.pt/, uma ferramenta onde está disponível informação concisa e aglomerada sobre o projeto.
A concretização do consórcio UNorte.pt entre as três instituições de Ensino Superior permitiu que estas, continuando a ser entidades autónomas e com estratégias próprias, tirassem partido, nomeadamente na candidatura a financiamento para os seus projetos, de um reforço da articulação conjunta em domínios considerados de interesse para todos.
Fonte: SASUM