No âmbito do consórcio UNorte.pt que integra as universidades do Minho, Porto e Trás-os-Montes e Alto Douro, os seus Serviços de Acção Social (SAS) estão a implementar um projeto que visa a “Melhoria contínua e auditoria interna partilhada”, o qual abrange as áreas core do alojamento, bolsas, alimentação, desporto e apoio clínico.

Através de workshops, reuniões e sessões de trabalho, os Serviços de Ação Social da Universidade do Minho (SASUM), os Serviços de Ação Social da Universidade do Porto (SASUP) e os Serviços de Ação Social da Universidade de Trás-os-Montes e Alto Douro (SASUTAD) têm desenvolvido parcerias e partilha de conhecimento no contexto da implementação do projeto “C03+ Capacitação Organizacional dos SAS”, no âmbito da iniciativa “melhoria contínua e auditoria interna partilhada”, cujo objetivo é capacitar os serviços para a melhoria da qualidade dos serviços prestados. 

No âmbito da iniciativa referida, foi criado um grupo de trabalho partilhado entre os três SAS, do qual tem resultado a partilha de conhecimento, experiência e boas práticas. Com a operacionalização desta iniciativa, o trabalho de estudo, a identificação de oportunidades de melhoria, a análise do custo-benefício das mesmas, o apoio à implementação, e os planos de auditorias internas serão assegurados por equipas formadas e dedicadas que garantirão a melhoria contínua dos serviços prestados. 

A iniciativa tem  como objetivos, promover o alinhamento dos processos com as boas práticas, potenciando a sua eficiência; uniformização dos procedimentos de controlo interno desenvolvidos nos três SAS, bem como estabelecer o modelo de controlo interno adequado à gestão dos processos core e respetivos riscos e rever o manual de controlo interno a aplicar; desenhar a visão futura para o processo de Auditoria Interna integrada, bem como criar os mecanismos necessários à concretização da implementação do modelo de auditoria interna e implementar o modelo de auditoria interna através de sessões de formação/comunicação e realização de uma auditoria interna piloto de acordo com metodologia e templates definidos. 

Atualmente, e, após concluída a etapa do levantamento e análise de lacunas no estado atual, segundo Susana Silva, do Gabinete de Estudos e Projetos dos SASUM e responsável pela iniciativa, esta “está na fase final de elaboração de manuais de procedimentos (auditoria e controlo interno), de acordo com o levantamento realizado no âmbito dos processos das áreas core”.  

Para esse trabalho têm sido realizados vários workshops sobre estas áreas, presenciais e online, os quais têm permitido “um conhecimento dos procedimentos dos restantes SAS ao nível do consórcio, nas várias áreas core, partilha de boas práticas e desenho de visão futura dos procedimentos de forma uniformizada. Por outro lado, têm permitido ainda identificar as áreas de risco em cada processo e definir procedimentos de controlo interno de forma a mitigar os mesmos”, assinalou. 

A iniciativa irá permitir uma melhoria nos processos internos dos SASUM e uniformização dos procedimentos ao nível do consórcio da UNorte (SASUM + SASUP + SASUTAD). “O balanço é muito positivo, nomeadamente quanto à partilha e melhoria dos procedimentos”, concluiu.

Fonte: SASUM