O processo de desmaterialização das senhas e a revisão e modernização dos meios de interação com a comunidade académica já estão em Prossecução. Os restantes devem arrancar no segundo semestre do próximo ano letivo. O projeto visa alcançar uns SAS com condições para a prestação de serviços mais eficientes e uma Universidade mais próxima da sua comunidade académica.

Os Serviços de Acção Social da Universidade do Minho (SASUM) viram aprovada uma candidatura, no montante global de um milhão de euros, com vista à desmaterialização das senhas das cantinas e ao reforço da eficiência produtiva e dos processos de gestão. 

Os SASUM são a entidade líder do projeto, levado a cabo em parceria com os Serviços de Acção Social da Universidade de Trás-os-Montes e Alto Douro (SASUTAD), que visa aumentar a eficiência dos modelos de gestão internos das Instituições e, simultaneamente, promover a sustentabilidade em todos os processos produtivos. 

O projeto, denominado POCER – Programa Operacional de Capacitação e Eficiência de Recursos, teve luz verde por parte da AMA – Agência para a Modernização Administrativa e conta com um orçamento global de 998 874 mil euros para cinco áreas estratégicas de atuação. 

De forma sucinta, a primeira iniciativa pretende desmaterializar as senhas da cantina através do desenvolvimento de uma aplicação móvel. A segunda área de atuação tem como objetivo desenvolver um projeto-piloto de modernização dos acessos às residências universitárias, passando este a ser feito de uma forma totalmente digital. A terceira medida centra-se na revisão e modernização dos meios de interação com a comunidade académica, estando previsto o desenvolvimento de uma plataforma através da qual os estudantes terão ao seu dispor todos os serviços dos SASUM. O quarto projeto estratégico pretende rever todo o modelo logístico, desde a receção de mercadorias até à venda do produto final ao consumidor, de forma a identificar oportunidades de melhoria nos processos administrativos associados e a quinta e última intervenção centra-se no desenvolvimento de novos modelos de gestão interna que visem a desmaterialização dos procedimentos contabilístico-financeiros dos Serviços.

Numa primeira fase, segundo Diogo Arezes, do Gabinete de Sustentabilidade, a prioridade será dada “a iniciativas que tenham um impacto forte e direto no bem-estar dos nossos estudantes”. Nesse contexto o processo de desmaterialização das senhas e a revisão e modernização dos meios de interação com a comunidade académica serão os primeiros projetos a avançar, pois, são iniciativas que assumem um papel disruptivo no dia-a-dia da comunidade académica, essencialmente por duas grandes razões. Em lugar, porque irá permitir uma digitalização de praticamente todos os serviços prestados, tornando todo o processo mais rápido, cómodo e simples, e, em segundo lugar, porque esta transformação possibilitará desenvolver modelos de gestão mais eficazes e capazes de dar uma resposta mais célere às necessidades e anseios demonstrados pelos utentes.

Posteriormente, e tendo estes programas já consolidados, irá avançar-se para a modernização dos acessos às residências deixando, para uma terceira e última fase, a revisão do modelo logístico e a desmaterialização dos processos internos de gestão.

Projeto-piloto de modernização dos acessos às residências universitárias será a segunda fase do Projeto.

O projeto assume um caráter inovador nesta área, uma vez que “não nos foi possível identificar projetos nos quais a sustentabilidade e o desenvolvimento tecnológico assumam um papel tão forte e uma presença tão vincada”, refere Diogo Arezes. Nesse sentido, é convicção de toda a equipa, que o POCER poderá assumir-se como projeto disruptivo e inovador no setor da administração pública, contribuindo para o surgimento de novas soluções promotoras de uma maior eficiência de todo o setor. Da mesma forma, e tendo este projeto como eixo estruturante, o desenvolvimento de sistemas passíveis de serem replicados e escaláveis para outros organismos, é convicção que os efeitos positivos possam sofrer uma forte alavancagem e, com isto, se observe ganhos ainda mais substanciais tanto em termos económicos, como ao nível ambiental e social.

As duas primeiras iniciativas já estão em andamento, revelando o responsável do Gabinete de Sustentabilidade que neste momento “estamos a finalizar o processo de identificação das características específicas destas iniciativas de maneira a podermos arrancar com o seu desenvolvimento técnico já no início do mês de setembro. A previsão é ter uma versão de teste até ao final do próximo semestre. Quanto às restantes iniciativas, é espectativa arrancar com a sua operacionalização durante o segundo semestre do próximo ano letivo”.

O objetivo é assim ter, no final da implementação do projeto, uns Serviços de Acção Social (SAS) com condições para a prestação de serviços mais eficientes e uma Universidade mais próxima da sua comunidade académica. “Hoje, o mundo e os desafios a enfrentar são completamente distintos dos de há dez anos e é exatamente nesse sentido que surge este programa”, assegurou Diogo Arezes.

Acrescentando que “queremos ter uns Serviços mais vanguardistas e que assumam um papel de liderança na construção de um futuro melhor para todos. Ora, para alcançarmos esse desígnio, é nossa convicção que o caminho deverá passar por duas grandes áreas estratégicas: sustentabilidade e transformação digital. Estas áreas, em conjunto, permitirão alcançar ganhos de eficiência assinaláveis, potenciando uma maior solidez económica, uma pegada ambiental mais reduzida e um apoio social mais efetivo a toda a comunidade académica. Neste contexto, o POCER assume-se como o primeiro passo na construção destes novos serviços e como a base de muitos dos projetos futuros, previstos desenvolver”.

António Paisana, Administrador dos SASUM, refere que “este é um programa que permitirá, para além dos ganhos de eficiência, aumentar a qualidade do serviço prestado e os níveis de motivação dos trabalhadores”. Na sua perspetiva, a “economia digital é uma inevitabilidade e os Serviços têm de assumir esse desígnio e promover essa transformação atempadamente”.

O projeto tem uma duração global de dois anos e uma taxa de financiamento de 85%, prevendo-se que esteja terminado no final do ano letivo 2021-2022.

Fonte: SASUM